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本文所称的备份是指为防止数据丢失，将档案数字资源复制或转换到其他非易失性存储载体或独立系统上的方法或过程（来源于DA/T 99-2024《档案数字资源备份实施规范》）。做好档案备份工作，是抵御突发性自然灾害破坏，确保档案安全的一项重要措施。国家档案行政管理部门一贯高度重视档案备份工作，相继出台一系列政策法规及标准规范，对档案备份工作提出要求并提供指导。随着2020年新版《中华人民共和国档案法》的发布，其中对档案备份提出了明确要求，这无疑将档案备份工作的重要性又提升了一个等级。

本号将对政策法规、国家标准和行业标准中涉及的与档案备份相关的要求进行收集、整理，形成汇编文，陆续分享给大家。

同时，我们在对国家标准和行业标准中涉及的档案备份要求进行系统梳理时发现，随着新档案法的发布，2020年前和2020年后发布的标准对档案备份要求的描述存在较大差别。因此，我们以2020年为分界线，将国家标准和行业标准中涉及的档案备份要求分成上下两篇，加上政策法规中涉及的档案备份要求（即政策篇），一共三篇。

今天分享标准文件中的档案备份要求汇编：标准篇（上）。

一、2020年前发布的涉及档案备份要求的标准规范

2020年前发布的涉及档案备份要求，现行有效的国家标准、行业标准大致有11项，如下表所示：

二、标准规范中的档案备份管理要求

2.1国家标准

（1）GB/T 29194-2012《电子文件管理系统通用功能要求》

5.2.5.4 备份恢复

ERMS应能提供文件和元数据定期备份功能,一旦系统瘫痪、崩溃而使文件丢失,通过备份能够恢复原有数据。在实践中,备份与恢复功能可能更多的是机构IT运行方面的责任,可以由ERMS自身或通过与其他软件集成来完成,但ERMS应对其管理提供支持。

（2）GB/T 31914-2015《电子文件管理系统建设指南》

8.5.4 存储管理

作为一种保全信息的手段,机构在管理电子文件时通常采用多备份的手段,但备份管理、备份恢复能力则相对较弱。因而首先应在管理上完善ERMS的备份制度,完整地记录备份的过程和备份的性能,如拷贝文件是否能够将数据还原至计算机系统,并周期性地开展相关测试来确保所有系统和进程的可靠性。

具体的,ERMS 应当允许系统管理员制定备份策略,包括备份周期、备份方式和存储介质等。ERMS还应支持所有类、案卷、文件、元数据、审计跟踪日志信息、ERMS配置信息等的备份和恢复功能,该功能或由ERMS自身提供或由ERMS环境下和其有接口连接的设备提供。ERMS应支持管理员在系统故障后利用备份恢复整个ERMS,以保证全部数据的完整性与业务的连续性。

（3）GB/T 18894-2016电子文件归档与电子档案管理规范

5.2.3

应具备电子档案管理功能,包括电子档案及其元数据的采集、登记、分类、编目、命名、存储、利用、统计、鉴定、销毁、移交、备份、报表管理等功能。

5.3.3

应配备与电子档案管理系统以及电子档案管理需求相适应的系统硬件、基础软件和存储、备份等设备。

9.2.1

应结合单位电子档案管理和信息化建设实际,在确保电子档案的真实、完整、可用和安全基础上,统筹制定电子档案备份方案和策略,实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统及其配置数据、日志数据等备份管理。

9.2.2

电子档案近线备份与灾难备份的基本要求如下:

a) 宜采用磁带备份系统进行近线备份,应定期对电子档案及其元数据、电子档案管理系统的配置数据和日志数据等进行全量、增量或差异备份;

b) 电子档案数量达到一定量且条件许可时,可实施电子档案管理系统和数据库系统的热备份;

c) 本单位建设灾难备份中心时,应将电子档案及其元数据、电子档案管理系统的灾难备份纳入规划之中,进行同步分析、设计和建设。电子档案的灾难备份和灾难恢复应参照GB/T20988—2007等标准要求执行。

9.2.3

电子档案离线备份的基本要求如下:

a) 应采用一次写光盘、磁带、硬磁盘等离线存储介质,参照GB/T2828.1—2012、GB/T12628—2008、GB/T17678—1999、DA/T15—1995、DA/T38—2008等标准实施电子档案及其元数据、电子档案管理系统配置数据、日志数据等的离线备份;

b) 电子档案离线存储介质至少应制作一套。可根据异地备份、电子档案珍贵程度和日常应用需要等实际情况,制作第二套、第三套离线存储介质,并在装具上标识套别;

c) 应对离线存储介质进行规范管理,按规则编制离线存储介质编号,按规范结构存储备份对象和相应的说明文件,标识离线存储介质。禁止在光盘表面粘贴标签;

d) ……

e) 电子档案或电子档案离线存储介质自形成起一年内可送同级国家综合档案馆电子档案中心进行备份;

9.5.1

应基于电子档案管理系统在电子档案管理全过程中持续开展电子档案元数据采集、备份、转换和迁移等管理活动。

2.2 行业标准

（1）DA/T 28-2018《建设项目档案管理规范》

9.2.3

建设单位应建立项目电子档案管理系统，管理项目全部电子档案，系统应具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。

9.2.5

项目电子档案保存实行备份制度，重要电子档案应当异地异质备份。

（2）DA/T 36-2007《人身保险业务档案管理规范》

6.3.4.3

应对记载电子档案的硬件存储设备的信息进行异地备份，并建立灾难数据恢复机制。

6.3.5.3

把带有归档标识的电子档案集中，拷贝至耐久性好的载体上，一式两套，一套供查阅使用，一套异地保存。对于加密电子档案，则在解密后再制作拷贝。

（3）DA/T 42-2009《企业档案工作规范》

8.4.4

存储在脱机载体上的电子档案应一式三套，一套封存保管，一套异地保管，一套提供利用。

8.5.5

档案管理服务器应采取可靠的备份、恢复措施。

9.6.3

配备信息管理需要的计算机、服务器、扫描仪、光盘刻录机等设备，以及容灾备份设备、应急电源。

（4）DA/T 50-2014《数码照片归档与管理规范》

6.2.2

数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。

（5）DA/T 62-2017《录音录像档案数字化规范》

5.5.2

应加强对录音录像档案数字化工作的全流程安全管理，及时对信息采集、音视频处理等各个环节产生的数据进行备份。

（6）DA/T 73-2019《档案移动服务平台建设指南》

5.3 存储备份

应配备档案移动服务平台在线存储设备,并配备备份设备和备份软件。

9.4 数据备份

应制定科学有效的备份策略，并进行档案移动服务平台的数据备份。

（7）DA/T 78-2019《录音录像档案管理规范》

7.2.1 存储与备份

应与其他门类电子档案一并规划、设计和建设录音录像电子档案及其元数据的在线存储与备份系统，实施在线存储与近线备份、离线备份,开展日常管理和运行维护。具体要求按照 GB/T 18894-2016、DA/T 38-2008、DA/T 74-2019、DA/T 75-2019执行。

7.2.2 转换和迁移

当出现在线存储系统需更新换代、经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、录音录像电子档案的存储格式即将淘汰等需求或情况时,应对录音录像电子档案或存储载体实施转换或迁移。具体要求按照 GB/T 18894-2016的第10章的有关规定执行。

7.3.1 载体存放

应在档案库房配备档案柜等装具,对录音录像档案原始载体、离线备份载体进行集中保管。除参照纸质档案保管要求外,录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管还应符合下列要求:

——应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;

——应装盒,竖立存放,避免挤压;

——应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;

——保管环境温度选定范围:光盘17 ℃~20 ℃,磁性载体15 ℃~27 ℃,24h内温度变化分别不得超过±2 ℃、±3 ℃;

——相对湿度选定范围:光盘20%~50%,磁性载体 40% ~60%,24h内相对湿度变化不得超 过±5%。

7.3.2 原始载体和离线备份载体检测

应对录音录像档案原始载体、离线备份载体做定期检测，当光盘参数超过三级预警线、硬磁盘出现异常情况时，应立即实施原始载体和离线备份载体转换或更新,建立管理台账并归档保存。具体要求按照 GB/T 18894-2016的有关规定执行。

（8）DA/T 79-2019《证券业务档案管理规范》

7.3

证券公司应对证券业务电子档案进行在线存储、近线备份和离线备份,保证证券业务电子档案的安全、可靠。

9.4

经核对销毁的业务电子档案应从在线存储设备、备份系统中彻底删除,其元数据应移入销毁数据库,并在电子档案管理系统的管理过程元数据、日志中自动记录鉴定、销毁活动。

9.5

应对经核对销毁的业务电子档案的离线存储介质实施破坏性销毁。实施销毁前,应对备份中的其他电子档案进行离线存储介质的转换。

三 结 语

档案数字资源备份是事关国家档案安全和国家信息资源安全的一项重要工作。上述标准规范从不同领域、不同角度给出了档案备份的要求，为各级各类档案馆、机关、企事业单位开展档案数字资源备份提供了指导。

当然，由于这部分标准规范发布时间比较早，可能部分要求在新的标准规范中已经有了更新，大家可以前后对照参考。下一期我们接着分享标准文件中的档案备份要求汇编：标准篇（下），敬请期待。

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